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    用印外借

       一、在企业中用印外借管理存在的问题

      1、个别印章管理员让印章离开自己视线范围或者自己没时间就让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

      2、个别企业在印章外借的时候,都是通过纸质单据提交申请单,然后由对应领导进行审核,时间长了,这些单据就不知所踪了,查找起来十分困难。

      3、个别单位缺乏规范的用印外借登记台账,不知道每次印章的借用人、借用时间、归还时间、用途等,以后涉及印章乱用的情况无法追溯,形成法律风险。

      4、个别企业中在对用印外借管理时缺乏严格的管理机制,只管印章什么时候借出去的,也不管其是否按时归还,容易出现印章丢失,或者因延迟归还而影响其他人使用的情况。

    用印外借

      二、系统中用印外借的管控点及作用

      1、提供提供用印外借单据,由印章管理员对每一次的印章外借情况进行登记,记录借用人、所属部门、借用时间,这也是印章管理员认真监管每次印章外借情况的表现。

      2、在系统中,可以对用印外借单设置多级审批,由相关部门领导以及总经理等进行审批,系统中自动形成完整的审批记录,以后在发现外借印章出现乱使用的情况,可以找到相应的负责人,避免互相推诿。

      3、在系统中,通过对每次用印外借情况的登记,形成了规范的外借台账,方便以后进行追溯。

      4、在系统中,除了对用印外借的借出时间进行管理外,还能对归还时间、归还人进行管理,通过归还记录能在一定程度上避免印章丢失没能及时发现,或者长时间不归还而影响其他需要盖章的业务正常进行的情况。

      三、泛普软件中的用印外借单据

      在泛普工程管理系统中,由行政部印章保管人员填写此单据。

      1、基本信息

      用印外借单据主要包含外借编号、外借主题、印章类型、借出时间、借用时长、借用人、所属部门、归还人、所属部门、归还时间、用途等内容。

    用印外借基本信息

      2、附件上传

      可以将借出现场和归还现场拍照并上传到附件中,也可以将需要盖章的文件上传到附件中,支持txt、pdf、office文件以及各类图片格式等上传。

    用印外借附件

      3、单据审批

      支持对用印外借进行多级审批,首先由填写单据的人员提交审批,然后根据公司的具体情况,分别由行政部领导、公司领导等进行审核,还可以查看完整的审批流过程。

    用印外借审批

      四、泛普软件中的用印外借列表

      用印外借列表主要显示所有的用印外借单据。

      1、在列表中支持多种自定义查询条件,可以按照主题、印章类型、借用人、归还人、借出时间、借用部门等条件进行查询;支持模糊查询,比如根据主题中的关键字进行查询;支持将常用查询条件进行保存。

      2、能将查询出来的列表导出成Excel格式。

      3、也能将查询出来的列表直接打印。

      4、如果想查看用印外借的详情,还可以点击表中的外借编号、外借主题,实现快速联查。

    用印外借列表
    发布:2020-06-15 14:25    来源:泛普软件    [打印此页]    [关闭]
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