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    会议纪要

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       一、在企业中会议纪要管理存在的问题

      1、在有的企业中,部分会议纪要员在开会的时候不认真,对会议内容的记录十分马虎甚至不写会议纪要,也没有其他人对会议纪要内容进行审查,长期下来助长歪风,也不利于企业资料的完善和企业文化的沉淀。

      2、开会的时候,会议纪要员一般都是用笔记本记录会议主要内容,然后会议结束后再通过电脑整理后打印出来,分发给相关领导或与会人员,十分浪费纸张并且效率还不高。

      3、部分企业没有形成规范的会议纪要资料库,对资料的资料的整理和保管不当,时间一长就不知道会议纪要资料去哪里了,想要查询都十分困难。

      4、有的公司缺乏规范化的会议纪要登记格式,全凭会议纪要员主观填写,比如,会议纪要员在登记会议名称的时候写的是“部标书评选会议”,而行政部管理员在登记新增会议的时候写的是“部关于华润房建标书评选大会”,那么之后在查账的时候就容易产生混淆。

    会议纪要

      二、系统中会议纪要的管控点及作用

      1、在系统的会议纪要单据中,会议纪要员按照标准格式填写相关会议纪要内容,还可以将手写版的会议纪要拍照后上传到附件,这样其他部门领导和员工就可以通过会议纪要列表查看每次会议是否都有会议纪要,会议纪要人是谁,如果发现内容有问题的时候就可以及时找到负责人问责,一定程度上能促使会议纪要员提高工作积极性和责任心。

      2、会议纪要员在整理完毕会议内容之后,可以直接将电子版的会议纪要直接上传到附件中,并选择共享给谁,相关人员就可以及时在系统中查看相关的会议纪要内容了,省去了逐一分发纸质文件的麻烦,也提高了信息共享效率。

      3、在系统中填写会议纪要内容,并将手写稿拍照上传到附件中,十分方便对会议纪要资料的保存,想查的时候随时都可以查看,只需输入简单的查询条件即可,再也不用担心遗失了。

      4、在填写会议纪要单据的时候,可以直接选择对应的新增会议单据,系统自动带入对应会议中的相关信息(比如会议主题、会议室、主持人、主办部门、会议时间、与会人员等),有利于实现会议纪要的标准化管理,方便其他部门人员一一对应的查看,再也不会混淆了。

      5、在会议纪要列表中,只有查看共享给自己或者自己填写的会议纪要,并且只有自己填写的会议纪要才能修改,很好的保证了数据的安全性,避免了其他人员随意改动内容。

      三、泛普软件中的会议纪要单据

      在泛普企业管理系统中,由会议纪要员填写此单据。

      1、基本信息

      会议纪要单据主要包含会议纪要主题、会议主题、会议室、主持人、申请人、主办部门、会议日期、开始时间、结束时间、与会人员、会议纪要员、编制日期、共享给谁等内容。

    会议纪要基本信息

      2、附件上传

      可以将手写版的会议纪要拍照后上传到附件中,也可以将整理完毕后的电子版会议纪要上传到附件中,支持txt、pdf、office文件以及各类图片格式等上传。

    会议纪要附件

      四、泛普软件中的会议纪要列表

      会议纪要列表主要显示所有的会议纪要单据。

      1、在列表中可以按照会议纪要主题、会议主题、主持人、主办部门、编制日期、会议纪要员等多种条件进行自定义查询;也可以根据关键字进行模糊查询;还可以将常用查询条件进行保存。

      2、可以将查询出来的列表导出成Excel格式或者打印出来进行装订保存。

      3、可以点击表中的蓝色字体进行联查,比如想查看会议相关资料就可以点击会议主题,系统自动跳转到新增会议详情页面,系统自动跳转到实现快速查询。

    会议纪要列表
    发布:2007-02-11 18:10    来源:泛普软件    [打印此页]    [关闭]
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